Comment gérer son activité de formateur indépendant ?

Être formateur indépendant ne consiste pas uniquement à préparer et animer des formations. Il faut également gérer son planning, suivre ses interventions, travailler avec parfois plusieurs organismes de formation, préparer ses factures, vérifier les paiements et anticiper les prochaines semaines.

Lorsque l'activité commence à se développer, une organisation basée sur un agenda, quelques mails et un tableau Excel peut rapidement montrer ses limites.

Centraliser ses interventions

La première étape consiste à disposer d'une source unique pour toutes ses interventions. Pour chaque session, il est utile de conserver au minimum sa date, ses horaires, le client concerné, la formation ou le module enseigné, le lieu, le tarif et son statut.

Cette session devient alors le point de départ du reste de la gestion.

Distinguer réalisé et prévisionnel

Connaître son nombre d'heures réalisées est utile, mais cela ne donne qu'une vision partielle de son activité. Les interventions déjà confirmées pour les prochaines semaines représentent également une information importante. Il devient ainsi possible de distinguer :

• le réalisé, correspondant aux interventions terminées ;
• le prévisionnel, intégrant également les interventions déjà programmées.

Cette distinction permet de savoir rapidement ce qui a déjà été généré et ce qui devrait l'être prochainement.

Préparer la facturation au fil de l'eau

Lorsqu'une session est terminée, la majorité des informations nécessaires à sa facturation sont déjà connues. Plutôt que de rechercher ces données plusieurs semaines plus tard dans son calendrier, il est préférable de conserver un lien direct entre intervention et facturation. Le processus devient alors :

Éviter la double saisie

C'est finalement le principe le plus important. Une information déjà renseignée dans son planning ne devrait pas être saisie une deuxième fois dans un tableau puis une troisième fois dans un logiciel de facturation.

C'est précisément cette logique qui a conduit à la création de Learo : saisir une intervention une fois et réutiliser ensuite les informations dans le planning, le suivi d'activité et la facturation. Learo dispose d'une formule gratuite permettant de commencer à gérer ses premières interventions.

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