Comment éviter d'oublier de facturer une intervention de formation ?

Une intervention oubliée, c'est du travail effectué et jamais payé. Le risque est maximal quand on intervient pour plusieurs organismes, avec des rythmes de facturation différents : on se dit qu'on facturera « en fin de mois », puis le mois passe.

Pourquoi ces oublis arrivent

La cause n'est presque jamais la négligence : c'est la dispersion. La séance est dans un agenda, le tarif dans un contrat, la facture dans un autre fichier. Aucun de ces outils ne sait ce qui a déjà été facturé, il faut donc reconstruire la liste à la main à chaque fin de période, de mémoire et en comparant des sources.

La méthode : un statut par intervention

L'idée est simple : chaque intervention porte un statut. Une session terminée et non facturée est un signal d'alerte immédiat, sans avoir à refaire le tour de son agenda.

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   Clôturez la séance le jour même

   Passez-la en « terminée » dès qu'elle a eu lieu : c'est ce statut qui déclenche la suite.
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   Fixez un jour de facturation

   Par exemple le 28 du mois, ou après chaque module pour les longues missions. Un rendez-vous récurrent vaut mieux qu'une bonne intention.
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   Listez les sessions terminées non facturées

   Elles forment la base de vos factures du mois, client par client.
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   Créez la facture depuis ces sessions

   Date, quantité et tarif sont déjà connus : inutile de les retaper (voir les mentions à prévoir dans l'article sur les informations de facture).

Aller plus loin

Dans Learo, le tableau de bord affiche la rubrique « En attente de facturation » (nombre de sessions et montant), et la facture se génère à partir des sessions réalisées sur une période. Pour que le montant soit juste, il faut que le mode de tarification soit enregistré avec la session : voir tarif horaire ou journalier. Et une fois la facture émise, la suite logique est de suivre son paiement.